英語でメールを書く機会が日本の職場でもだんだんと増えてきている。慣れない言語でのメール作成は苦痛となりがちだが、これから例文・テンプレートを用いて簡単に、今日から使える英語でのビジネスメールを紹介して行きたいと思う。
今回紹介するのは人に何かを依頼したり、催促したりするメールだ。誰かにお願いをするという立場上、日本語でも苦手という人もいるのではないだろうか？ だが安心してほしい。英語での依頼や催促は実にシンプルだ。
下記で紹介するテンプレートを用いて、サクサクっと言いたいことをストレートに伝えていこう。英語の魅力はそのシンプルさ、そしてストレートさだ。ずばっとメールを決めて、相手に狙ったとおりに動いてもらおう。
私は外資系企業に勤務しており、毎日何十通と英語でのメールを出す。数百人規模のM&Aプロジェクトのコーディネーターも経験してきたので、依頼や催促、進捗確認はお手の物だ。また、TOEICも満点(990)かつ英検1級持ちなので、安心して欲しい。
この記事を通して、英文メールの意外なシンプルさを伝えられたらと思う。
例文に入る前に カドが立たない、親切な英語とは
よく言われるのが、「英語には敬語に相当するものがないから、ぶっきらぼうな文章あるいは馴れ馴れしい文章になってしまう」というものだ。
確かに「です、ます」のような語尾の変化や、「お」をつけて丁寧にしたりといったテクニックは英語では再現しづらい。加えて、日本のビジネスの現場では英語はシンプルにメッセージを伝えたほうが良いと教えられることが多いから（それは間違ったことでは決してないが）、どうしても「ぶっきらぼうな文章、あるいは馴れ馴れしい文章」のように聞こえてしまうのは確かだ。
しかしそのシンプルさを維持しつつ、丁寧さ・真摯さを伝える実に簡単なテクニックがある。
日本語で言うところの「〜していただければ幸甚です」「大変お手数ですが」「恐縮ながら」といった文章にワンクッションの柔らかさをもたらすフレーズというのは、英語ではほぼ一単語で片付くのである。
それが “kind” である。
ここで使うkindは種類という意味ではなく、親切なという意味合いである。
参考
彼は優しい人間だ。
He is a kind person.
プレゼントをくださるなんて、なんて親切なのでしょう。
How kind of you to give me a gift.
とてもシンプルな言葉だが、kindをメールに組み込むことによって一気に文章の柔らかさが増す。
例えば「この添付ファイル(attachment)をレビューください」という文章はそのままだと
“Please review this attachment”
となる。これでもPleaseが頭についているため、失礼なメールとは決してならず、きちんとビジネスの場で通用する問題ないメールとなる。しかしいささか堅苦しい、簡素すぎるというのは事実だ。
ここにkindを組み込むことにする：
“Please kindly review this attachment.”
これで一気に文章の柔らかさが増す。
ここでいうkindlyは「Please be kind enough to. . .」を短縮したものと考えてよく、「〜していただくご好意に期待して」のような意味合いとなる。
たまにkindlyを入れると皮肉っぽく感じる、と言う人がいるが、ビジネス英語の場では問題ない。そもそも英語でいう皮肉っぽさは文章そのものよりコンテクストで決まってくるので、あまり気にしなくても良いだろう。
「皮肉に聞こえるのではないか」といった悩みに類するものとして、「自分の英語が稚拙だから、喋らない/書かないほうが良いのではないか」というものが日本人にはよくみられるきらいがある。
しかし私の経験から言えば英語話者でそれを気にする人はあまり多くない――少なくとも私は一度もビジネスの場では見たことがない。そもそも英語話者の多くは母国語が英語ではなく、あくまで共通の言葉として使用しているに過ぎない事がある。
会話のツールとして使うのであれば、もちろんきれいな英語を話す/書くに越したことはないが、明確に言いたいことが伝わるのであればそれで十分である。
発音を気にしている人はそうそうビジネスの場では会わないだろうし、表現が適切かどうかというのは深く気にする必要はない。真摯さがあればそれで十分だと私は考えるから安心してほしい。
リマインダメールの構文
サンプルメールを見てみよう：
| Tom,
This is a gentle reminder that we are waiting for the updated excel sheet. Appreciate your kind response, Sato |
トムさん
更新されたエクセルシートをお待ちしております。 ご返信頂ければ幸いです。 佐藤 |
| Mr. Harris,
This is a gentle reminder that we have not yet received your approval for the project budget. Please kindly respond by EOD today. Regards, |
ハリスさん
プロジェクト予算のご承認をまだ頂いておりませんので、メールを差し上げております。 本日末までにご返信頂ければ幸甚です。 鈴木 |
構文の解説
[基本文]
This is a gentle reminder that XXXXX （XXXXに催促したい内容を入れる。）
XXXXについて、ご返信を頂ければと思います。
[〆の言葉] （例：）Appreciate your kind cooperation.
解説：
基本文だが、gentleを挟むことによって、無骨さが和らぐ。gentle reminderはただのリマインダではなく、下手から出ている印象になるので目上の人にも使える便利なフレーズだ。
無理に急かしているという印象を受けさせない上、丁寧に出てきている分真摯に対応しなければならないという心理に働きやすい。
[〆の言葉]
いくつかパターンがあるが、"Appreciate your kind cooperation" (あなたのご協力を頂ければ幸いです）が最もシンプルで効果的。
ただのcooperationではなくkind cooperationとすることによって、角が立たず相手も悪い気がしない。行動で返してあげなければ、という心理に働く。
〆の言葉には他に以下の文章が使えるだろう：
| Appreciate your kind cooperation in advance. | ご協力（いただけることに）感謝いたします。 | 例文よりも強制力がある。あらかじめ協力してくれていることに感謝の意を示しているので、暗に「ちゃんとやってくれよ」と念押ししている形になる。
もちろん、目上の人間に出しても失礼にならないが、重要な案件や予め協力してくれることがわかっている場合に使用することを推奨する |
| Thank you for your understanding. | ご理解頂ければ幸いです。 | ほぼ例文と言葉のインパクトは変わらない。強制を強調するわけではなく、あくまでリマインダに徹する場合に使用するのが良いだろう。 |
| Looking forward to your response. | お返事お待ちしております。 | 同上 |
| Appreciate if you can kindly get back to me by EOD today. | 本日末までにご返信いただければ幸いです。 | 期限を指定する場合の文言。これもappreciate ifとkindlyを入れているので、少し柔らかい表現になっている。
しかし、期日を明示しているためエビデンスとして後ほど有効に使える文言となっている。 |
すぐ使えるリマインダのパターン
よくあるリマインダの内容を以下に記載する。
[例文]
This is a gentle reminder that. . . （〜に関してのリマインダです）
| we need your approval by XXXX. | XXXXまでにご承認頂ければ幸いです。 |
| we need your feedback regarding XXXX. | XXXXに関してフィードバックを頂ければと存じます。 |
| materials are due on XXXX. | XXXXが資料提出期日です。 |
| you need to print hard copies of the meeting materials. | 会議資料は各自印刷しお持ちください。 |
| entry to the company golf session is due on XXXX. | 会社のゴルフコンペのエントリーはXXXX締切です。 |
期限や日程を指定する方法
期限を指定する場合のルールは特にないが、「fortnight(二週間。イギリス英語では頻繁に使うが、米国ではあまり通用しないことがある。)」等の紛らわしい表現を避け、相手が海外の人間である場合日本時間であることを明確に記載しておくとトラブルが少なくなる。
| ...is due on Monday next week. (JP Time) | 〜は来週月曜日（日本時間）が締め切りです。 |
| We need this by 14:30 (JP Time). | 14時半（日本時間）までに頂戴したく思います。 |
| Our meeting is on 4/15 15:00 (JP Time) | 会議は4月15日 15時（日本時間）開始です。 |
| We need your response before we start our meeting on 4/5. | 4月5日の会議より前にご返信頂ければと思います。 |
| Appreciate your feedback by end of Tuesday this week. | 今週火曜日中にフィードバックを頂ければと思います。 |
| Please review by 8:00 PM (JP Time) today. | 本日午後8時（日本時間）までにレビューを頂ければと思います。 |
| Please submit within 5 business days. | 5営業日以内にご提出ください。 |
| Please provide by EOD 5/5. / Please provide by 5/5, EOD. | 5月5日末までにご提出ください。 |
シンプルな文章だが、onとbyの違いについて説明する。
特定の期日について知らせたい場合はonを使う。
「提出日は7月1日」「会議は12月13日」といった、ピンポイントな日付について「知らせる」場合に使用しよう。
The report is due on July 1st.
The meeting is on December 13th.
いついつ「までに」やってほしいとう場合は、byを使用する。
このとき、例えば「we need this by April 4th」と言った場合、April 4thを含むと考えるべきである。より厳密に言えば、「4月5日に提出しなければならないため、4月4日中に資料を出してほしい」という言い方をしたい場合は、「As we need to submit it on April 5th, please submit the material by April 4th」と書く。
また、「何日中に」と言った場合、混乱を避けるために営業日（business day）と明記したほうが良いだろう。
EODはEnd of Dayの略。よく使う略語なので覚えておいて損はない。その日のうちにもらえれば良いというときには頻繁に使う。相手も「何時まで？」と聞き返す必要がないので特に時間の指定がない場合は日付の前後にEODを入れておくといいだろう。
おまけ1 リマインダメールの件名はどうしたらいいの？
[すぐ使える例文]
| <URGENT> Need your Approval for Budget | <至急> 予算承認のご依頼 |
| <ACTION REQUIRED> Please Register for Compliance Training | <要対応> コンプライアンス研修にご登録ください |
| <PLEASE REVIEW> Minutes from 8/2 Meeting | <要確認> 8月2日会議の議事録について |
| <ATTENTION> Building Power Off from 4PM March 2nd | <注意> 3月2日 16時よりビル停電 |
| <PROJECT ABC> Materials for our Meeting Today | <プロジェクトABC> 本日の会議資料 |
| <PLEASE PRINT> Materials for 5PM Meeting | <要印刷> 17時からの会議用資料 |
これは会社によって定型がある可能性があるので、注意したいところ。特になければ、上記の内容は溜まりがちなメールの中でも目に留まりやすいと思う。
相手は件名を見てメールを開くか否かを決めるため。なるべくシンプルで内容がわかりやすくなければならない。これは日本語でのメールと同じだろう。
私は件名のヘッダーは<>あるいは[]で囲い、大文字にしている。純粋に目に付きやすいからだ。
<HELP>とかを使っている人を見たことがあるが、少々滑稽に見えるので[ASSITANCE REQUIRED]や[YOUR HELP NEEDED]ぐらいにすると良いだろう。
おまけ2 英語のメールに冒頭に季節の挨拶などは必要？
文頭に「先日はありがとうございました」や「暑い日が続きますが・・・」といった文章を入れても良いが、基本的に英文メールでは季節の挨拶などは不要と考えて良い。
文章を受け取る相手の気持ちも考え、なるべく簡単にメッセージを伝えよう。
短ければ短いほど、「読んでくれる」確率が上がり、アクションを取ってくれる可能性が高くなる。
ただし、丁寧さは忘れてはいけない。
